Logistiek & Accommodatie

 

Reizen

Na bevestiging van uw deelname kunt u kiezen om te reizen per trein, bus of auto. Regel uw eigen reis en krijg de kosten achteraf vergoed (voor meer informatie zie hieronder bij In aanmerking komende reiskosten).

 

 

Maaltijdvergoedingen 

Als wij geen maaltijden verzorgen, vergoeden wij maaltijdkosten volgens de dagvergoedingen in BStBl I 2022 van de Bondsrepubliek Duitsland, geldig vanaf 1 januari 2024. Dit beleid geldt voor deelnemers aan het evenement die aantoonbaar hebben deelgenomen door het tekenen van de aanwezigheidslijst.

Dagvergoedingen dienen als forfaitaire vergoedingen voor maaltijdkosten die wij per dag betalen. U betaalt de initiële kosten voor maaltijden zelf, bonnen zijn niet vereist. U kunt deze dagvergoedingen na uw reis claimen via het formulier "onkostenrapport" (dit wordt door ons verstrekt). 

De tarieven zijn vastgesteld door de Duitse wetgeving en variëren afhankelijk van de locatie van het programma en of maaltijden aan de deelnemers worden verstrekt. De tarieven voor Nederland bedragen €32 per dag.

Wij sturen u voorafgaand aan het evenement een formulier waarin u de benodigde dagvergoedingen kunt invullen. Het ingevulde formulier dient u na het evenement terug te sturen (bonnen voor eten en drinken zijn niet nodig). Na controle van uw aanwezigheid wordt u de dagvergoedingen vergoed.

 

Vergoedingsprocedure

 

Indiening
Dien het ingevulde onkostenrapport, reisbewijzen of kilometerregistratie en betalingsbewijs binnen 15 dagen na het evenement in bij uw eventmanager.

Beoordeling en goedkeuring

De financiële afdeling beoordeelt de inzendingen en maakt de betalingen over naar uw rekening.
 

Niet-vergoede kosten / kosten die wij niet betalen
Vergoeding: Wij vergoeden geen kosten voor activiteiten die niet specifiek gerelateerd zijn aan ons programma, zoals persoonlijke entertainment, sightseeing, reizen buiten ons programma, autohuur en parkeerkosten. Wij vergoeden geen taxi’s (Bolt/Uber) tenzij dit het enige beschikbare vervoermiddel is.
Hotelkosten: Houd er rekening mee dat wij alleen uw kamer, ontbijt en toeristenbelasting betalen. Alle overige kosten (bijv. minibar, wasservice, schade, boetes wegens verboden handelingen, bagagehulp, etc.) zijn voor eigen rekening.

Lees onze vergoedingsrichtlijnen voor meer informatie:

Ga naar pagina Vergoedingsprocedure

 

Handhaving van het beleid 

Het niet naleven van deze richtlijnen kan leiden tot weigering van vergoeding.

 

Certificering

Een aanwezigheidsbewijs met het EU-commissielogo wordt afgegeven door EU-PROMENS en de gastinstelling.
Een ambassadeursmerk voor het EU-PROMENS project wordt toegekend als erkenning voor actieve betrokkenheid en inzet voor geestelijke gezondheid in Europa.

 

 

Annuleringsbeleid

 

Annuleringsbeleid

 

Bedankt voor het bevestigen van uw deelname aan de training.  

Om te zorgen dat het programma soepel verloopt en middelen effectief worden gebruikt, vragen wij u akkoord te gaan met de volgende voorwaarden. Dit programma werkt met een beperkt budget en aanzienlijke kosten voor accommodatie worden namens u betaald. Late annuleringen leiden tot financiële verliezen en verminderen de kansen voor anderen om deel te nemen. Door akkoord te gaan helpt u ons middelen verantwoord te beheren en het succes van het programma te waarborgen. 

Door dit tweede registratieformulier in te vullen erkent en gaat u akkoord met de volgende voorwaarden: 

Terugbetalingen worden alleen gedaan bij uitzonderlijke omstandigheden.

Indien van toepassing, vergoedt u het project voor kosten die namens u zijn gemaakt (transport of accommodatie)

 

Verplichting tot deelname

Door uw deelname te bevestigen: 

Verplicht u zich tot volledige deelname aan de training. 

Begrijpt u de financiële gevolgen van late annuleringen. 

Bevestigt u dat u uw agenda en beschikbaarheid hebt gecontroleerd voordat u dit formulier indiende. 

 

 

Contact

Als u vragen of speciale verzoeken heeft over reizen en accommodatie, neem dan contact met ons op.

Neem contact met ons op in het Engels